Clients : préparez la réception de vos factures électroniques

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, Secafi et Prometea font évoluer leurs flux de facturation afin de sécuriser l’émission, la transmission et le suivi des factures électroniques.

À compter de l’entrée en vigueur opérationnelle de la réforme, les factures concernées devront être transmises via une plateforme agréée, dans un format conforme aux exigences réglementaires.

Notre dispositif d’émission

Secafi et Prometea s’appuient sur Yooz comme plateforme agréée pour l’émission de leurs factures électroniques. Cette plateforme permettra de transmettre les factures électroniques à nos clients et d’assurer le suivi des statuts associés, dans le respect du cadre réglementaire applicable. Le format cible retenu est le format UBL.

Pourquoi nous transmettre vos informations ?

Pour garantir le bon acheminement de nos factures électroniques, nous devons mettre à jour les données de facturation de nos clients.

Ces informations nous permettront notamment de :

• identifier correctement votre entité juridique ;
• fiabiliser vos données de facturation ;
• recueillir votre adresse électronique de réception ;
• prendre en compte vos éventuelles règles de routage ;
• préciser votre situation au regard de la TVA ;
• assurer le bon acheminement de nos factures via la plateforme agréée ;
• sécuriser nos échanges dans le cadre de la réforme.

Les informations à nous communiquer

Le formulaire dédié vous permettra de renseigner directement les informations nécessaires à la mise à jour de votre dossier client.

Identification de votre entité

Nous vous demanderons de renseigner les informations permettant d’identifier votre structure :

• votre raison sociale ;
• votre SIREN ;
• votre SIRET ;
• votre numéro de TVA intracommunautaire, si vous y êtes assujetti ;
• tout autre identifiant légal utile, le cas échéant.

Ces informations sont nécessaires pour rattacher nos factures à la bonne entité juridique.

Adresse électronique de réception et routage

Vous pourrez également nous transmettre votre ou vos adresses électroniques de réception pour la facturation électronique. Il s’agit d’un identifiant de routage e-invoicing, à ne pas confondre avec une adresse email classique. Cet identifiant commence par votre SIREN et ne contient pas le caractère « @ ». Si vous disposez de plusieurs points de réception, par entité, service ou établissement, vous pourrez les préciser dans le formulaire. Vous pourrez aussi indiquer vos éventuelles règles de gestion ou de routage, par exemple si certaines factures doivent être adressées à un établissement, un service, un centre de coûts ou un marché spécifique.

Situation au regard de la TVA

Le formulaire vous permettra de préciser votre qualité au regard de la TVA :

• assujetti redevable ;
• assujetti exonéré ;
• non assujetti ;
• à confirmer.

Cette information nous permettra de fiabiliser le traitement de vos factures dans le cadre de la réforme.

Données complémentaires à faire figurer sur vos factures

Vous pourrez enfin nous indiquer les informations spécifiques que vous souhaitez voir apparaître sur vos factures, au-delà des mentions légales obligatoires.

Il peut par exemple s’agir :

• d’un numéro de commande ou de PO ;
• d’un code centre de coûts ;
• d’une référence de marché ;
• d’une référence de projet ;
• d’un contact à mentionner ;
• de toute autre précision utile au traitement de vos factures.

Protection de vos données

Les informations recueillies seront traitées par Secafi et Prometea aux seules fins de mise en conformité de leurs flux de facturation électronique. Elles seront conservées pendant la durée nécessaire à cette finalité. Conformément au RGPD, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification et d’effacement de vos données en écrivant au contact indiqué dans le formulaire.

Transmettez-nous vos informations client

Afin de préparer le passage à la facturation électronique et de garantir la bonne réception de vos factures, nous vous invitons à compléter le formulaire dédié.